Atualmente, grande parte dos jurídicos corporativos enfrenta desafios significativos na implementação de projetos eficazes em larga escala. Segundo a pesquisa 2023 Legal Operations Survey, da Gartner, 71% dos times jurídicos relatam dificuldades devido à falta de habilidades e experiência especializada em gestão de projetos e programas. Esta deficiência resulta em iniciativas que frequentemente perdem o foco ou falham em alcançar seus objetivos, impactando negativamente a performance e a eficiência da equipe.
Além disso, muitas estruturas jurídicas ainda dependem de advogados para liderar projetos, apesar de esses profissionais não terem nenhum tipo de treinamento formal, ou prático, em gestão. A falta de uma abordagem estruturada e de ferramentas adequadas pode levar a uma alocação ineficiente de recursos e a resultados insatisfatórios.
A gestão de projetos e programas é uma das 12 competências essenciais definidas pelo CLOC (Corporate Legal Operations Consortium) para operações jurídicas. Essas competências são fundamentais para que os jurídicos operem de maneira eficiente, estratégica e alinhada aos objetivos corporativos da organização. A integração das práticas de gestão de projetos com as outras competências do CLOC, como gestão financeira, tecnologia e gestão de parceiros e fornecedores, é essencial para maximizar o valor entregue.
Para esses desafios, é essencial adotar uma abordagem estruturada na gestão de projetos. Aqui proponho uma metodologia baseada nas melhores práticas, experiência e estudos de caso, alinhada às competências do CLOC:
1. Análise de necessidades
Diagnóstico inicial: avalie a situação atual da sua organização e identifique as principais lacunas e necessidades. Esta fase envolve a coleta de dados por meio de entrevistas de empatia; questionários; análise de documentos e informações.
Definição de objetivos: estabeleça objetivos claros e mensuráveis para as iniciativas de gestão de projetos. Esses objetivos devem estar alinhados com a estratégia geral da empresa e ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais (SMART).
2. Design de programas eficazes
Planejamento de recursos: defina os recursos necessários, incluindo orçamento, equipe e ferramentas. É crucial identificar todas as partes interessadas e garantir que os recursos estejam disponíveis no momento certo.
Desenvolvimento de cronogramas: elabore um cronograma realista que contemple todas as fases previstas do projeto. Utilizar técnicas como o “Diagrama de Gantt” ajuda a visualizar o progresso do projeto e identificar possíveis gargalos.
3. Implementação e execução
Metodologias Ágeis: utilize metodologias ágeis, como Kanban e Scrum, para garantir flexibilidade e adaptabilidade durante a execução do projeto. Essas metodologias permitem ajustes rápidos e contínuos conforme as necessidades evoluem.
Ferramentas de gestão: adote o uso de ferramentas de gestão de projetos, como Notion, Asana, Trello, Planner, Microsoft Project, entre outros… para monitorar o progresso e garantir a eficiência. Essas ferramentas oferecem funcionalidades como gestão de tarefas, colaboração em equipe e relatórios em tempo real.
4. Monitoramento e avaliação
KPIs e Dashboards: implemente indicadores-chave de performance (KPIs) e dashboards (gestão à vista) para acompanhar o progresso e identificar áreas de melhoria. Exemplos de KPIs incluem o índice de cumprimento de prazos, orçamento versus gastos reais e o nível de satisfação das partes interessadas (os conhecidos ‘stakeholders’).
Feedback contínuo: colete feedback regular das partes interessadas para ajustar e otimizar os processos. Realizar reuniões de revisão periódicas para discutir o progresso e resolver quaisquer problemas é um bom caminho para o sucesso do projeto.
5. Capacitação de equipe
Treinamento especializado: invista em treinamento e certificação para a equipe de gestão de projetos. Programas como PMP (Project Management Professional) e cursos de metodologias ágeis são altamente recomendados para aumentar a competência e o potencial de entrega nos projetos.
Recrutamento de profissionais: contrate profissionais especializados em gestão de projetos e processos, em vez de delegar essas funções aos advogados. Esses profissionais trazem uma perspectiva estratégica e são capazes de conduzir projetos complexos de maneira mais eficiente. A capacitação da equipe também fortalece outras competências do CLOC, como Business Intelligence (BI) e Tecnologia.
A competência na gestão de projetos e programas é vital para transformar a realidade dos jurídicos corporativos. Ao investir em profissionais especializados e adotar práticas de gestão eficazes, é possível liderar iniciativas de sucesso que impulsionam a eficiência e a eficácia do departamento jurídico. Esta abordagem não apenas melhora a performance interna, mas também alinha o jurídico às estratégias e objetivos globais da empresa, fortalecendo sua posição como um parceiro estratégico no negócio.
[1] Gartner '2023 Legal Operations Survey' Gartner Inc.
[2] McKinsey & Company 'The Value of Professional Program Management' McKinsey Quarterly 2022.
[3] PMI 'Pulse of the Profession 2023' Project Management Institute.
